Contrairement à une idée reçue, le bulletin de salaire n’est pas directement transmis à l’URSSAF. Ce document est avant tout destiné à l’employé. Ce que l’employeur doit obligatoirement transmettre à l’URSSAF, ce sont les données sociales issues du bulletin, dans le cadre de la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Depuis sa généralisation en 2017, la DSN est le canal unique de transmission des informations sociales à destination de l’URSSAF, mais aussi de nombreux autres organismes (Pôle Emploi, caisses de retraite, CPAM, etc.).
La DSN : le vecteur de transmission des informations du bulletin de salaire
Chaque mois, l’employeur doit produire une DSN mensuelle contenant toutes les informations issues des bulletins de paie du mois concerné. Cette déclaration centralise les données suivantes :
- Le montant des rémunérations brutes et nettes
- Les cotisations sociales dues (part employeur et part salarié)
- Les exonérations ou réductions appliquées
- Les informations individuelles sur chaque salarié (identité, statut, type de contrat, etc.)
L’URSSAF se sert de cette DSN pour calculer les cotisations sociales dues par l’entreprise et pour effectuer les prélèvements.
Comment transmettre la DSN à l’URSSAF ?
La DSN doit être transmise par voie dématérialisée, via une plateforme agréée. Deux options sont possibles :
Via un logiciel de paie compatible DSN
La plupart des entreprises utilisent un logiciel de paie qui génère automatiquement le fichier DSN à partir des bulletins de paie. Ce fichier au format XML normé est ensuite transmis directement à net-entreprises.fr, le portail officiel de dépôt de la DSN.
Ce mode est le plus sécurisé et le plus précis, car les données proviennent directement du moteur de paie.
Via un expert-comptable ou un prestataire
Les entreprises qui externalisent leur paie peuvent déléguer la DSN à leur cabinet comptable. Ce dernier établit les bulletins de salaire et envoie la DSN mensuelle en votre nom. Dans ce cas, l’employeur reste responsable des informations transmises, même si la déclaration est faite par un tiers.
Quelles sont les échéances à respecter ?
La DSN mensuelle doit être transmise au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant, selon la taille de l’entreprise :
- Le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés ou plus, payant les salaires au cours du même mois
- Le 15 du mois pour les autres entreprises
Ces dates sont impératives. Un retard ou une omission expose l’entreprise à des pénalités financières de la part de l’URSSAF.
Que faire en cas d’erreur dans la DSN ?
En cas d’erreur constatée après l’envoi (mauvais montant, salarié oublié, mauvaise période, etc.), il est possible de faire une correction dans la DSN du mois suivant. On parle alors de DSN rectificative ou de régularisation. Plus l’erreur est traitée rapidement, moins les conséquences seront lourdes, notamment sur les droits sociaux du salarié (retraite, Pôle Emploi, etc.).