Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), mis en place par l’Union européenne, est une réglementation stricte en matière de protection des données personnelles. La mise en œuvre de cette législation représente un véritable défi pour les entreprises de toutes tailles, confrontées à des exigences complexes et souvent difficiles à maîtriser. La conformité RGPD nécessite une gestion rigoureuse des données personnelles, de leur collecte à leur stockage, en passant par leur traitement et leur partage.
De nombreuses entreprises se trouvent confrontées à des difficultés, que ce soit par manque de ressources internes ou par manque d’expertise pour garantir le respect de ces nouvelles règles. Une solution efficace pour surmonter ces obstacles est l’externalisation du rôle de Délégué à la Protection des Données (DPO). Ce modèle permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en étant assurées d’une conformité RGPD adéquate.
Qu’est-ce qu’un DPO externalisé ?
Le rôle du DPO est défini par le RGPD comme étant la personne responsable de veiller au respect des règles relatives à la protection des données au sein d’une organisation. Un DPO a pour mission de conseiller, d’informer et de contrôler les processus liés à la gestion des données personnelles dans le respect de la législation.
Le concept de DPO externalisé désigne un professionnel indépendant qui assure cette fonction pour le compte d’une entreprise. Il ne fait pas partie de l’équipe interne, mais intervient ponctuellement ou régulièrement selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Ce professionnel peut prendre plusieurs formes : consultant indépendant, cabinet spécialisé ou entreprise externe dédiée à la protection des données.
La flexibilité de ce modèle permet aux entreprises de bénéficier d’une expertise pointue sans avoir à embaucher un DPO à temps plein, ce qui est particulièrement avantageux pour les petites et moyennes structures.
Pourquoi externaliser la gestion de sa conformité RGPD ?
Les avantages d’externaliser la gestion du RGPD sont nombreux et offrent de réelles économies de temps, de coûts et de ressources pour les entreprises.
Expertise et expérience : Le DPO externalisé apporte une expertise approfondie dans le domaine de la protection des données. Fort de son expérience dans divers secteurs, il connaît les pièges à éviter et les meilleures pratiques à mettre en place. Cette expertise est un atout précieux, surtout pour les entreprises qui n’ont pas de spécialiste interne en RGPD.
Gain de temps et d’efficacité : En déléguant cette fonction à un DPO externe, l’entreprise se libère de nombreuses tâches administratives liées à la conformité. Le DPO met en place des outils et des processus pour faciliter la gestion des données personnelles, ce qui optimise les ressources internes et permet à l’entreprise de se concentrer sur son activité principale.
Réduction des coûts : Comparé à l’embauche d’un DPO interne, l’externalisation peut être une option plus économique. Elle permet d’éviter des dépenses liées à la formation continue, à la certification du DPO, ainsi qu’aux coûts salariaux d’un poste à temps plein. De plus, l’entreprise bénéficie d’un service à la carte, adapté à ses besoins réels.
Indépendance et impartialité : Le DPO externalisé, étant indépendant de l’organisation, peut faire preuve d’objectivité dans l’évaluation des risques. Il est à même d’identifier plus facilement les zones de non-conformité, ce qui permet à l’entreprise de prendre des mesures préventives ou correctives rapidement.
Flexibilité et adaptabilité : Un DPO externe s’adapte à l’évolution des besoins de l’entreprise. Selon la taille de l’organisation ou la spécificité de son secteur, le prestataire peut intervenir de manière ponctuelle pour résoudre des problématiques urgentes ou sur une base régulière pour superviser l’ensemble des processus de protection des données.
Comment choisir un DPO en externe ?
Choisir un DPO externalisé n’est pas une décision à prendre à la légère. Il est important de s’assurer que le prestataire choisi dispose de l’expertise nécessaire et répond aux besoins spécifiques de l’entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du processus de sélection :
Compétence et expertise : L’expérience du DPO en matière de RGPD est primordiale. Il doit avoir une bonne maîtrise des exigences légales et une expérience dans la mise en conformité au sein de différentes structures.
Connaissance sectorielle : En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, le DPO doit comprendre les spécificités du traitement des données dans ce domaine. Par exemple, un DPO ayant une expertise dans le secteur de la santé aura des compétences adaptées aux enjeux liés à la protection des données médicales.
Références et témoignages : Il est important de vérifier les références du DPO, en consultant ses anciens clients ou en demandant des témoignages sur la qualité de son travail. Cela permet d’évaluer la pertinence de son approche et la satisfaction des entreprises qu’il a accompagnées.
Coût et modalités de prestation : Le tarif d’un DPO externalisé peut varier en fonction de son expérience, de la durée de l’intervention et des services inclus. Il est essentiel de bien comprendre les modalités de facturation avant de se lancer.
Disponibilité et réactivité : Le DPO doit être suffisamment réactif pour intervenir rapidement en cas de besoin. Il est donc essentiel de discuter de ses délais de réponse et de ses disponibilités avant de signer un contrat.