Dans un contexte où la protection des données personnelles est devenue une priorité légale et éthique pour les entreprises, le rôle du Délégué à la Protection des Données (DPO) est indispensable. Le DPO veille au respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et s’assure que les traitements de données sont conformes à la réglementation en vigueur.
Pour de nombreuses entreprises, en particulier les PME, l’option de recourir à un DPO externe devient de plus en plus courante. Cette solution permet de bénéficier de l’expertise d’un professionnel sans avoir à embaucher un employé à temps plein.
Les facteurs qui influencent la tarification d’un DPO en externe
Plusieurs éléments peuvent influer sur le coût de la prestation d’un DPO externe. Il est essentiel de comprendre ces facteurs pour déterminer un budget adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Taille et complexité des activités numériques l’entreprise
La taille et la complexité de l’entreprise sont des critères clés pour déterminer le coût d’un DPO externe. Plus l’entreprise est grande et traite un volume important de données, plus les missions du DPO seront complexes et nécessiteront des ressources supplémentaires.
- Volume de données traitées : Une entreprise manipulant un grand volume de données personnelles, notamment des données sensibles (par exemple, des données médicales ou financières), aura des besoins plus importants en matière de sécurité et de conformité.
- Types de données : La gestion de données sensibles ou sensibles au niveau législatif engendre des obligations renforcées et, par conséquent, un coût plus élevé pour le DPO externe.
- Nombre d’employés concernés : Une organisation avec de nombreux employés impliqués dans le traitement des données aura besoin d’un accompagnement plus large, incluant des formations et une gestion étendue des demandes des personnes concernées.
L’étendue des missions :
Les missions du DPO peuvent varier considérablement en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Voici les principales tâches qu’un DPO externe peut être amené à accomplir :
- Audit initial de conformité : Une première évaluation du niveau de conformité de l’entreprise avec le RGPD.
- Mise en place de la documentation RGPD : Création de documents essentiels comme les registres des traitements et les politiques internes.
- Formation et sensibilisation du personnel : Former les équipes pour assurer une gestion adéquate des données personnelles.
- Gestion des demandes des personnes concernées : Répondre aux demandes des individus concernant leurs données personnelles.
- Veille juridique et technologique : Suivre les évolutions du droit et de la technologie pour garantir une conformité continue.
- Représentation auprès de la CNIL : Gérer les échanges avec l’autorité de contrôle en cas de demande ou d’incident.
L’Expérience du prestataire :
Le coût de la prestation d’un DPO externe peut varier selon l’expérience et la réputation du prestataire. Un consultant indépendant, un avocat spécialisé ou un cabinet spécialisé en protection des données pourra proposer des services avec des niveaux d’expertise et des prix différents. Par exemple, les avocats ou cabinets ayant une forte notoriété sur le marché peuvent facturer plus cher en raison de leur expertise juridique pointue.
Le type de contrat :
Le type de contrat que vous choisissez influence également le prix. Voici les principales options :
- Forfait mensuel : Un engagement à long terme avec un montant fixe chaque mois pour une gamme de services.
- Prestations ponctuelles : Des interventions spécifiques pour des missions particulières (audit, mise en place de la conformité).
- Abonnement annuel : Un contrat annuel avec une couverture complète, souvent plus avantageuse à long terme.
Les coûts moyens d’un DPO externalisé
Les prix des services d’un DPO externe dépendent largement des missions qu’il doit réaliser. Les offres varient en fonction du niveau d’implication du prestataire.
- Offre de base : Cette option inclut des missions essentielles comme un audit initial de conformité, la mise en place de la documentation de base et une assistance ponctuelle en cas de besoin. Le prix d’un tel service varie généralement entre 500 et 1500 euros par mois, selon la taille de l’entreprise et la complexité des tâches.
- Offre intermédiaire : En plus des services de base, cette offre inclut des missions élargies telles que la formation des équipes, la gestion des demandes des personnes concernées, ainsi qu’une veille réglementaire de base. Le coût moyen d’un tel service est généralement compris entre 1500 et 3000 euros par mois.
- Offre complète : Une prestation plus complète et proactive, incluant des audits approfondis, une veille juridique et technologique continue, ainsi qu’un accompagnement juridique personnalisé. Le prix pour une offre de ce type peut dépasser 3000 à 4000 euros par mois, voire plus dans certains cas où des services spécifiques sont demandés.
Comment choisir un DPO externe adapté à son budget ?
Le choix du DPO externe dépend de plusieurs critères, notamment le budget de l’entreprise et la nature de ses besoins.
Évaluation des besoins :
Avant de faire appel à un DPO externe, il est crucial de définir les obligations RGPD spécifiques à l’entreprise. Cela inclut l’identification des traitements de données à risques, des priorités à traiter et des ressources nécessaires. Une évaluation minutieuse permettra de mieux cibler les missions à confier au DPO.
Comparaison des offres :
Il est essentiel de comparer les devis détaillés des différents prestataires. L’objectif est de s’assurer que l’offre correspond aux besoins de l’entreprise et qu’elle inclut les services appropriés, tout en respectant le budget alloué. Il est également important de vérifier les références et les certifications des prestataires pour garantir leur expertise.
Négociation :
Ne soyez pas réticent à discuter les prix et les modalités de l’offre. Négocier peut permettre de trouver un contrat plus adapté, tout en obtenant des garanties sur la qualité des services. Il est aussi conseillé de privilégier un contrat transparent et évolutif, pour pouvoir ajuster les services en fonction des besoins futurs.